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 前川 直輝

Author: 前川 直輝
最終学歴 京都大学法学部
司法修習 54期
カリフォルニア州弁護士
Maekawa国際法律事務所・代表弁護士
https://maelaw.jp/

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永遠のテーマ?~マルチタスクを止めよ~生産性の高い人が行う7つの方法
今年は年末年始あまりダラダラしなかったこともあり、正月ボケがありません。
トップスピードで動き始めていられるなと感じます。

さて、仕事が回らないよ、忙しい忙しいという人が実にたくさんいます。
私がお付き合いのある弁護士さんやクライアントは、皆一様に大変そうです。
私自身しばしばそういう状態に陥りますし、さらにあれもやらなきゃ、これもやらないと、と焦りばかりがつのり、その実、1日終わったら何を達成しただろうか、と思うことがあります。

海外のブログで、面白い記事を見つけました。

7 things Highly Productive People Do

本当に生産性の高い人たちがどういうやり方をしているだろうか、というテーマで、
原文筆者が、大手企業を顧客とするコンサルタントに意見を聞いてみたという内容です。
項目をあげてみましょう。

1.ゴールから逆算して仕事を分割してタスクにする。
誰でも、「富士山に登る」と目標を定めて、次の日に実現させるのは至難の技です。
まずは誰と行くか、登山するにはどういう設備が必要で、工程はどれほどか、何日かかるか、等色々な要素を検討し、たとえば「○○に登山靴を買いに行く」というようなタスクにしてしまうわけです。

私たちの仕事は、1日やそこらで終わるプロジェクトではありません。
裁判お願いします、と言われたら、まず最終着地点が何なのか。
それに向けてどういうプロセスが展開されるか。
準備として今何を必要としているか。

細かい話なら、訴状を出すという目標を立てたとして、印紙は貼るし、委任状も必要、不動産が対象なら登記簿謄本だけでなく固定資産税評価証明書も必要、といった具合に、具体的に一つずつやるべきことを洗い出すことです。
そうすると、とんでもない大事件でも、実は一つずつはさして難しい作業ではないし、多くの場合、自分以外のスタッフが処理できる事柄で、かつ自分が着手する前に指示しておけば処理できることだとわかります。

特に新人のころは何もかもが嵐のようにやってくるような印象でしたが、結局何を目的に取り組んでいるのかを意識することで効率がとてもよくなったと思います。

2.マルチタスクをやめる。
訴訟1件、交渉1件という具合に、今受任しているのが1件だけという弁護士はいないでしょう。
普通は10件、20件とたくさんこなしているはずです。
すべて同時に進行していますし、そのどれもが大事な案件ですから、気になって仕方ありません。
しかし、人間が集中できるのは常に一つの事柄のはずですし、漠然と気が散っている状態であるからといって、他の件も一気に片付くわけでもありません。
1で書いたように、まず仕事の全体像を把握し、仕事を細かく分割して、他に任せるべきことを頼んでから、自分がやらねばならないことだけに、一つずつ集中していくことでしょう。

3.気が散る要素を排除する。
私の場合、スピーディにこなそうという意識はありますが、徐々に遅れていく傾向にあります。それはあれもこれも、と思うことが多いからだと思います。
案件が複数ある上、電話が入ったり、メールが来たり、スタッフが打ち合わせに来たり。
特にデイタイムに集中する環境を作ろうと思うのは至難の技です。
細切れの時間を有効活用して、というのはよく言われることですが、なかなか難しい。

それならいっそのこと、時間をブロックして、絶対にその間は電話もとりつがない、という方法をとることは、弁護士の場合なら可能ではないでしょうか。
私はそこまで勇気がもてないので、完全に外部からの連絡をシャットアウトすることができていないですが、本当に集中が必要な事案では何度かやって、うまくいったことがあります。

4.メールチェックをスケジュール化する。
メールも、強迫観念ゆえ、こまめにチェックしてしまいますよね。
迅速に対応しよう、という意識は大事ですが、本当に時間単位で緊急性があることであれば、電子メールだけポンと送るということはしないでしょう。
最近、極力朝、ランチの後、15時、夕方と分けるようにしています。本当はもっと減らしたほうがよいでしょうが、機会損失に対する恐怖がぬぐい去れません。肝っ玉が小さいのでしょうね。。。

5.電話を使う。
わかりにくいと思うのですが、原文では、メールで何どもやりとりを重ねて、リプライが長くなってしまうくらいなら、先に電話をして一気に解決してしまいなさい、ということです。
メールは便利なようでいて、連絡のテーマによっては逆効果だったり、誤解をうむこともあります。
いつ電話をして、いつメールで済ませるか、のバランスがとれている人というのはなかなかいないように思います。人それぞれの間合いというのもあります。ただ、感覚がぴたっと一致するお客さんとは、本当に気持ちよく仕事ができるように思います。
そんなこと電話してこないでほしい、とか、逆に、こういうことは電話で話して欲しいとか、いうことはみなさんも多いと思います。

6.自分自身の計画に沿って仕事をする。
周りに振り回されていては、その場その場の場当たり的な処理になってしまって、自分自身の満足のいくパフォーマンスができなくなります。
日々の仕事に限らず、自分が人生で唯一の指揮者なんだという覚悟をもって、何にどれだけ時間をさく、何をして、何をやらないか、今日一日の行動予定をどうする、といったことを能動的に考えて実行に移すことです。

私が最近気を付けていることは、余裕を見ておくということです。以前は分単位できっちり予定を作っていたこともありましたが、例えば新しい相談が入ったという場合、せっかく予定していたことが翌日以降になったのでは、心理的に何となくハードルがあがるような気がします。
毎日できる最低限の目標を定めて、もし余力があれば他のこともやる、というくらいでちょうどバランスがよいように思います。ただ、これは人によるでしょうね。めいっぱい高めの設定をしてがむしゃらにするんだというタイプなら、それもよしです。

7.60分から90分のインターバルで働く
私もしばしばタイマーを設定して、時間がたったら、きりのいいところまでやろう、ではなくて、必ずいったん席から立ち上がるようにしています。休息は無駄ではなく、うまく挟めば生産性を高めます。
本当はこのまま続けたい、と思いながら休憩をとると、あまり意識しなくても考えがまとまったり、新たな視点が思いつくということはしばしば体験します。
席をたってお茶を飲む、伸びをするというのだけでも、実際には良い効果があると思います。


弁護士のなかには、よくもまあそれだけ仕事ができるなぁと思う人がいます。
ひとつは夜も朝もなく只管時間をかけている場合。多くの弁護士の就労時間が長いのは、物理的にやるべきことが多いということもあるでしょうが、どこか段取りの改善が十分でないことがあるように思います。
もうひとつは、全く忙しない感じがないのに、なぜか成果が上がっている場合。何人か、絶対に忙しいなんて言わないし、余裕があるように見えるのに、すごい件数を迅速にこなしているという知り合い、先輩がいます。
時間の配分の仕方、周りのスタッフの使い方が上手であるといった、それぞれの特性が見受けられるように思いますし、少しでもマネしていこうと意識しています。
やはり仕事に追い立てられるのではなく、自分で人生の優先順位を付けられるようにしたいものです。

年末年始、せっかく整理整頓はできて、1月も半ばにきていますが、きちんと維持できています。
次は、仕事の段取り術の改善だなと意識をしています。
色々試していることはありますが、もし恒常的にうまく行き出したら、ご紹介したいと思います。
まずはお待たせしている件を一つずつクリアしないと。。。
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